POLÌTICAS DE USO DEL APLICATIVO

• El usuario debe realizar la solicitud al menos 2 días previos al uso del ambiente.
• El tope máximo en una solicitud por usuario debe ser de 5 salones por día. Si la solicitud excede este tope, debe enviar la solicitud por correo a [email protected] con la justificación adicional si la solicitud excede más de 15 días.
• El aplicativo genera los siguientes correos al usuario:
  • Correo de confirmación de la reserva. En este correo deben estar claras las políticas de uso.
  • Un correo como recordatorio de confirmación 2 días antes del uso del ambiente (confirmación o cambio de la solicitud, o declinación de esta). Los tiempos deben quedar parametrizados en el aplicativo.
  • Correo final con encuesta de satisfacción 1 día después del uso del ambiente.
• En caso de ser personal externo, se solicita la siguiente información:
  • Empresa / Institución.
  • Tipo de evento (capacitación, reunión, otro).
  • Se debe adjuntar los nombres y cedulas de las personas externas que ingresan a la Institución. Estos documentos deben ser enviados a Gustavo Espinel Beltran [email protected] y a Luis Carlos Cortes Atara [email protected].
• En caso de requerir alguna solicitud de medios audiovisuales, la deben realizar una vez sea aprobada la solicitud por medio de la mesa de soluciones del CMA.
• En caso de requerir una adecuación especial se debe enviar correo Raúl Ricardo Cortes ([email protected] y [email protected]).
• El usuario puede realizar ajustes posteriores a la solicitud, máximo 1 día antes del uso del ambiente.
• El aplicativo solicita confirmar si el ambiente será usado por personal del Poli o externo.
• Si el usuario no responde la encuesta de satisfacción, el aplicativo se bloqueará hasta que responda dicha encuesta.
• Todas las solicitudes serán gestionadas únicamente a través del aplicativo.
• El usuario al que se le realiza el préstamo de los ambientes debe dejar el espacio al finalizar el evento en las mismas condiciones en las que se le entrega.
• Los ambientes de aprendizaje son prestados en el siguiente horario:
  • Lunes a viernes de 6:00 a. m. hasta las 10:00 p. m.
  • Sábados de 6:00 a. m. hasta las 6:00 p. m.
• Enviar correo a [email protected] EN MEDELLÍN
• El funcionario(a) “anfitrión” será el responsable de la recepción, acompañamiento y despedida de su(s) invitado(s).
• A través del correo [email protected] el funcionario(a) “anfitrión” deberá reportar de lunes (no festivo) a viernes la siguiente información con mínimo dos (2) días hábiles antes de la visita. Lo anterior obedece a que el equipo de vigilancia incluido el supervisor de turno, deberán coordinar internamente todos los aspectos que garanticen una amable y cordial bienvenida de nuestro(s) visitantes(s).
  Datos a relacionar:
  • Nombre y apellidos de cada uno de los visitantes
  • Número de Identificación de cada uno de los visitantes
  • Nombre completo del funcionario(a) “anfitrión” responsable de los visitantes
  • Fecha de ingreso
  • Hora de ingreso
• Enviada la solicitud, el funcionario(a) “anfitrión” recibirá un mail informativo confirmando la recepción de la solicitud.
• Prevaleciendo la amabilidad institucional a nuestros invitados, el funcionario(a) “anfitrión” deberá estar puntualmente presente recibiendo a su(s) invitado(s).